PV Réunion du comité provincial du 10 juin 2013.
Présents : Pierre Vander Vorst, Didier Vanleeuw, Jean-Luc Haubruge, Fabian Vanhecke , Jean-Pol Sohy, Florian Leclipteux, Raymond Bricart, Eric Davaux et Francis Offermans
Excusés: Robert Wittewronghel, Francine Breekpot
1. Le procès-verbal de la réunion du 13/05/13 est approuvé moyennant une modification apportée par Florian, Didier modifiera le texte en conséquence pour parution et entérinement.
2. Pour la réunion de pré-calendrier du 21/06/13 le secrétaire fera approuver les clubs par signature du document pour le changement de siège social pour la modification des Statuts.
3. Les réunions du CP auront lieu le deuxième lundi du mois à 20h00 en un lieu chaque fois différent, sauf si aucun point n’est à examiner ou que cela coïncide avec une période de vacances.
4. La prochaine réunion aura lieu exceptionnellement le lundi 26/08/13 à 20h00 au Complexe Sportif de Baulers - Nivelles.
5. Le samedi 15/06/13, une réunion de concertation concernant la reconnaissance future de la Région de Bruxelles-Capitale et du Brabant Wallon aura lieu à Namur avec les autres provinces, le Brabant sera représenté par Pierre, Didier et Eric, ceux-ci prépareront la réunion à 10h00 en réfléchissant aux système de représentation possible, inspiré par ce qui se fait au Basket.
6. Concernant les adresses mail, voici celles actuellement disponibles sous le nom suivant @volley-btaif.be précédé de :
president pour le président
secretaire pour le secrétaire
webmaster pour le trésorier et responsable du site
rencontres pour la CPR
arbitrage pour la CPA
jeunes pour la CPJ
loisirs pour la CPL
beach_ volley pour le beach
technique pour la CPT
reglements pour la CPRg
promotion pour la promotion
bravo pour le bulletin officiel
Il serait utile de modifier en fonction des besoins afin de correspondre à la réalité, Pierre se charge de demander à Philippe les changements ou ajouts notamment pour l'arbitrage (4)
7. Philippe a fait le nécessaire pour donner accès à Pierre et à Jean-Pol au fichier des affiliés. Le responsable loisirs aimerait avoir accès pour simple contrôle à ce fichier mais cela semble difficile car l'AIF veut limiter cet accès.
8. Calendrier officiel AIF: pour début juillet, les textes doivent être transmis. Ceux qui sont déjà paru l'an passé doivent être revu notamment par les rencontres(Robert), l'arbitrage(Fabian) et les règlements(Eric) qui se propose d'établir un fichier Excel complet concernant tous les membres du CP et des commissions judiciaires pour rendre plus facile les recherches des clubs.
9.Le trésorier, avec les documents officiels signés ce jour, aura la possibilité d'avoir accès aux comptes en banque et par la suite le CP pourra supprimer les anciens responsables.
Pour l'instant et jusqu'à nouvel ordre, les procédures ne changent pas notamment les notes de frais qui seront envoyées comme auparavant à Philippe.
Le CP décide de prendre en charge une imprimante multi services pour le secrétariat, achat maximum d'environ 150 €.
Le trésorier a examiné les comptes des 53 équipes loisirs et a constaté que 12 d'entre elles n’avaient rien payé pour la saison 2012-2013 (Montant non perçu plus de 6.000 euros). Un exercice identique sera fait pour les 41 autres clubs. Des rappels seront adressés aux clubs concernés.
Concernant les affiliations futures, une nouvelle procédure, approuvée par le CP, et de nouvelles instructions Loisirs seront mises en place pour la prochaine saison.
10. La CP demande à la CPR de prolonger les changements gratuits jusqu'au 15/07/13 afin de permettre d'arranger les problèmes inhérents aux calendriers FRBVB et AIF.
Concernant les playoffs des P3H le CP demande que les points du championnat régulier restent comptabilisés ce qui n'est pas été communiqué pour l'instant.
11. Le CP approuve la nouvelle composition de la CPA comme suit et leurs fonctions:
Fabian Vanhecke Président
Serge Libert Secrétaire et revision de la Formation
Olivier Tilliet Responsable Visionnement et Propagande
André Noiset Désignations
Pierre Haubruge Formation
Nathalie jakubczyk Collaborateur externe
Fabian informe le CP sur deux projets concernant la formation et la propagande :
- Au niveau formation : l’idée maîtresse est de pouvoir proposer la formation théorique de façon modulaire afin de supprimer la contrainte horaire systématique de la formule actuelle
- Au niveau propagande : La CPA organisera des séances d’information vers les clubs/équipes intéressées d’une information sur les nouvelles règles et un débat sur les fautes « subjectives » ainsi que sur la relation joueur-coach-capitaine-arbitre
Pour l'instant, nous attendons encore 18 inscriptions sur environ 30 habituellement, un rappel est envoyé aux retardataires.
Didier demande à la CPA de réfléchir à un système de suspension automatique (comme la VVB le fait) vu le changement des sanctions jaunes et rouges pour la prochaine saison.
Fabian y est certainement favorable mais rappelle que pareil système a existé dans le passé et a été supprimé (à la demande des clubs ?)
12. Eric se charge des modifications du CP et du siège social au bulletin officiel au Moniteur Belge. Les documents ont été signés en séance par Pierre, président, et Didier, trésorier. Dès que le paiement au Moniteur belge sera effectué par Didier et que la preuve de paiement sera en possession d’Eric, celui-ci effectuera les démarches auprès de Compta Plan, société fiduciaire, qui fera les démarches auprès du Moniteur belge.
Il y a lieu de prévoir la procédure pour qu'un employé FRBVB réceptionne les recommandés adressés au Brabant dans le futur.
Les règlements de compétition seront adaptés par Eric dans un souci de simplification, de réalisme et aussi afin d’éviter les répétitions et transmis pour correction à tous les membres du CP, celles-ci devront être reçues par Eric au plus tard le mercredi 19/06 pour que ce règlement soit remis le 21/06 à la réunion pré calendrier. Il fera de même pour les règlements loisirs et jeunes. A cet égard, il est demandé à Francine et à Jean-Luc d’envoyer les documents actuels en word.
13. Le CP recherche un candidat comme responsable technique, les contacts actuels ne donnent aucune réponse positive.
Pierre continue ses recherches, le CP a défini le profil recherché
Florian reste en fonction pour le moment et le staff technique est complet .
La sélection cadets garçons 99-00 participera au championnat scolaire de l’AIF, une réunion à ce sujet aura lieu le 15/06 lors de la réunion pré calendrier.
En ce qui concerne l’inscription des équipes de jeunes du Brabant à des compétitions regroupant diverses provinces, celles-ci sont perçues par le Brabant.
Concernant ces participations à des compétitions d'autres provinces, le CP demande que le secrétaire informe celles-ci que dorénavant toutes factures et/ou amendes à ce sujet soient transmises au Trésorier Provincial Didier Vanleeuw et plus aux clubs concernés.
14. Le CP a marqué son accord pour un championnat de jeunes à deux niveaux avec autoévaluation des clubs pour l’inscription. Le 1er niveau pourrait participer, en pupilles, minimes, cadets et scolaires, au championnat avec d’autres provinces. Le 2ème niveau aussi ou alors rester au niveau strictement provincial.
15. CS 22/06/13: candidature de Jean-Pol comme secrétaire général AIF est approuvée par le CP.
Assurance cardio Ethias : Fabian donnera son expertise à ce sujet avant la réunion.
Vente du Lambermont: Didier demande si l'AIF n'a pas un problème sur la plus-value, information sera demandée.
16. Divers:
Didier propose que, lors d'une prochaine réunion, le CP invite les membres de la CP RC afin de les informer et aussi de vérifier les procédures notamment le secrétariat de la CPRc qui était réalisée par le secrétaire provincial "historiquement"
André faisant auparavant partie de cette commission.
Fabian fait un petit résumé du Colloque fiscalité et arbitres qu'il a suivi avec intérêt.
Fait à Ottignies, le 13 juin 2013.
Jean-Pol SOHY, secrétaire Pierre Vander Vorst, président
