Compte rendu du CA du 10/11/2020 à 20h - Visioconférence.

Présent : Didier Van Leeuw, Pierre Vandervorst, Eric Davaux, Francine Breekpot, Frédéric Schmitt, Thibault Lycops, Emmanuël Bonami

Présidence et secrétariat:

- Approbation des derniers PV

Eric a fait parvenir ces commentaires et demande que cela soit ajouté aux PV qui sont publiés

CA du 7/5/2020 :

Point 4. Trésorerie. 

• Aide aux clubs du BwBC
  • Un plan d’aide aux clubs est présenté par le trésorier, celui-ci est d’une enveloppe globale d’environ 10000 EUR, à répartir suivant des critères à préciser. L’enveloppe comprend l’aide actuelle faite aux équipes jeunes (4200 EUR), les non dépenses suite à la crise sanitaire (finales francophones, ballons offerts aux champions, etc..), ainsi qu’une participation sur fonds propres
  • Après discussion et vote, la proposition est acceptée. Eric Davaux vote contre en justifiant le fait que « le CA a voté contre une décision prise par lui-même et avalisée en AG ».

CA du 21/5/2020 :

Point 5. Compétitions.

• Le responsable présente la composition des séries, ainsi qu’une proposition de compétition en ce qui concerne les play offs.
• En ce qui concerne les classements des séries, deux formules sont présentées, et après vote, le CA adopte la proposition A 5 voix pour. La proposition B retient l’attention de deux voix pour, et enfin, il y a une abstention merci de pouvoir intégrer ici les 2 propositions)
• L’intention du responsable est de commencer tous les championnats BWBC en même temps

CA du 8/7/2020 : Eric Davaux n’est pas absent mais excusé.

Ces PV après intégration des remarques d’Eric et les compléments de Didier, les PV peuvent être republiés.

PV du 15/10 est approuvé et peut être publié en l’état

Il manque le PV de septembre. Pierre voit avec Philippe si on a une trace de cela.

- Points soumis par les entités Bw et BC

AG de BC aura lieu le 21 novembre. 8 candidatures pour 6 postes.

BW : demandes des clubs d’avoir une communication claire pour la suite du championnat.

- Préparation de l'AG du 9/1/2021, avec propositions ROI à prévoir

Pierre demande si on couvre seulement les frais ou on fixe un budget ?

Faire un rappel et demander que les offres soient introduit au plus tard pour le 30 novembre.

Pierre relance auprès de Philippe avec l’échéance.

- Appel à candidatures pour l'AG de Avril/Mai

Il faudra lancer les appels pour 4 postes à pourvoir au sein du CA : secrétaire, Vice-président, Président, trésorier.

Pour le poste de secrétaire Pierre avait reçu 2 candidatures qui en final ont décliné. Pour le Vice-président, il y a un candidat potentiel.

Après l’AG de janvier, il faudra refaire un appel à candidature pour les 4 fonctions pour l’AG d’avril/mai.

Après l’AG de janvier, il faudra que le CA coopte quelqu’un pour les fonctions qui ne seront pas pourvues.

Formellement, nous devons décider si nous cooptons Philippe dans son rôle de secrétaire faisant fonction.

Après un vote des administrateurs, Philippe est coopter à 3 voix pour. Pierre vérifie auprès de Philippe si il accepte de continuer cette fonction.

L’adresse du secrétaire de l’entité est redirigé depuis une semaine vers chez Philippe.

Faire parvenir à la fédération la composition actuelle du CA.

- Evolution informatique (Thibault L et Fred S)

Il est possible de recevoir les licences professionnelles de Microsoft pendant 10 ans gratuitement.

Il faudrait à l’avenir utiliser des adresses génériques en lien avec l’entité.

Ok pour que le nom se fasse sur un nom facilement compréhensible par l’extérieur.

En utilisant ce système, nous aurons une centralisation de l’ensemble des échanges du comité et de ses commissions et un archivage centralisé.

CPC:

- Suivi réunion de la CPC

24 clubs ont été consultés le 31 octobre dans une réunion.

Un rapport a été établi et transmis au CA.

Les clubs souhaitent que le championnat puisse continuer au moment de la reprise tel qu’il était programmé.

La FVWB a décidé que dès que l’on aura la possibilité de reprendre les compétitions, dans le calendrier tel qu’il était prévu au moment de cette reprise.

Il n’y aurait pas de montant ou de descendant.

Par contre, au niveau de volley Belgium, pour qu’il y ait des montants et des descendants, il faudrait qu’il y ait au moins 50% des matches joués. A ce niveau, la FVWB a réagi à l’envoi du courrier du responsable des compétitions Johan Somers.

Le CA acte que lorsque la reprise pourra se faire, les matches se feront suivant le calendrier tel qu’il est arrêté aujourd’hui.

- Reprise des championnats

Dès que nous connaîtrons la possibilité d’une reprise, le CA précisera alors la date de reprise des compétitions.

Pour les P3, on déplace les WE 3 à 10 à partir du 25 janvier pour qu’ils disposent aussi d’un calendrier.

Didier s’occupe d’écrire les textes et les publies aussi pour les loisirs.

Statuts et règlements:

- Finalisation et publication du ROI

L’article 25.7 (p31) approuvé par les clubs mais qui n’est pas d’application car un règlement supérieur.

Le responsable des règlements s’abstient par rapport à cette décision de publication. Vu le fait que si un règlement n’est pas valable, il ne peut et ne doit pas être publié. La lettre envoyée par la FVWB sera aussi publiée sur le site.

Didier envoi les documents demain. Sans réaction pour vendredi, le ROI sera publié durant le WE.

- Préparation des articles à modifier lors de la prochaine AG

Eric fait part suite à une formation sur le nouveau règlement des sociétés et ASBL, que nous ne pouvions plus avoir dans les statuts et dans le ROI des articles concernant le CA et l’AG mais uniquement dans les statuts.

Il se propose d’adapter pour l’AG cela pour être en conformité.

Le CA mandate Eric pour le faire en sachant que nous avons jusque 2022 pour être en ordre.

Vu qu’il n’est plus obligatoire d’avoir des commissaires aux comptes, doit-on les maintenir dans le ROI ? Eric le soumet aussi pour l‘AG de janvier.  

Trésorerie:

- Situation financière actuelle

- Notes de crédits/débits suite à l'aide accordée aux clubs

Les clubs n’ont plus reçu de document comptable depuis plusieurs mois, les empêchant de clôturer la comptabilité de leur saison sportive. Il faudrait que cela soit fait. Il est nécessaire que les clubs puissent avoir une visibilité sur l’aide aux clubs.

De plus, il faut que les décisions sur le PDS du CA de juillet soit mise en œuvre.

- Implication Covid sur le budget

Il faudrait que dans les prochaines présentations des budgets, nous ayons un inventaire des avoirs de l’entité, avec aussi un détail des classes 6 et 7.

Il faudra discuter de ce que l’on fera vis-à-vis du X pour les clubs de l’entité. Fera-t-on un geste vers les clubs ? Il faudra que cela puisse être mis dans le budget à venir.

Il y a un travail de nettoyage des lignes budgétaires au sein de la FVWB qui crée l’envoi de rappel automatique de factures. Jusqu’au 15 novembre, il est possible de se désaffilié.

Technique et jeunes:

- Reprise des activités

Idem senior

- Possibilité de stages en 2021

Trop tôt pour décider à reporter au prochain CA.

Loisirs:

- Etat des affiliations

Jean-Luc a envoyé la liste des gens qui ont joués les premiers matches.

Il sera possible que l’année prochaine chaque responsable d’équipe loisir pourra inscrire lui-même ses joueurs.

- Communication quant à la reprise des activités

Idem senior

Arbitrage:

- Quid de la règle du nombre d'arbitres par Club ?

Au vu du contexte de la pandémie et des contraintes qui sont imposées à l'ensemble des acteurs du monde du volley, et sur proposition de la CPA, le CA a décidé de ne pas appliquer cette saison l'article 35 du ROI afin de ne pas pénaliser les clubs. En effet, ni les clubs ni la CPA ne peuvent répondre aux règles édictées, vu la suspension des championnats.

- Divers

- Francine demande si on peut soutenir l’achat du livre de Ruten sur le 6-6 pour le vendre avec une ristourne. 

Nous décidons plutôt de communiquer que l’entité remboursera sur preuve d’achat 25€

• Volley spike : distinction entre match réserve et première. Pas de nouvelle. Didier relance.

- Date du prochain CA

Le 15 décembre à 20h.